Reuniões virtuais: como a pandemia redefiniu a produtividade e o engajamento no trabalho

Uma recente pesquisa conduzida pela Universidade de Harvard, que analisou 40 milhões de reuniões virtuais de 11 organizações, revelou insights surpreendentes sobre a evolução das reuniões no ambiente de trabalho pós-pandemia. A análise, que abrangeu mais de 450 mil colaboradores, destacou a persistência das reuniões virtuais, mesmo com a implementação de políticas de retorno ao escritório e trouxe à tona desafios relacionados à eficiência e engajamento dos colaboradores.

“Apesar das expectativas de uma redução nas reuniões virtuais com o retorno ao trabalho presencial, os dados mostraram que a média de reuniões por colaborador aumentou de 8,3 por semana em 2021 para 10,32 em 2022, com uma leve queda para 10,1 em 2023”, explica Luciana Lima, professora do Insper e especialista em Liderança e Gestão de Pessoas.

De acordo com a pesquisa de Harvard, essa tendência reflete uma mudança nas preferências dos colaboradores, que optam por reuniões virtuais devido às facilidades tecnológicas, como gravações e transcrições automáticas. “A permanência das reuniões virtuais é um indicativo claro de que os colaboradores valorizam a flexibilidade e as ferramentas que as plataformas digitais oferecem. Essa preferência deve ser levada em conta pelas empresas na formulação de suas políticas de trabalho híbrido”, alerta Lima.

Segundo a especialista, um dado preocupante revelado pela pesquisa é o aumento das taxas de “não participação” em reuniões de pequenos grupos (3 a 15 participantes), que subiu de 4,8% em 2022 para 7,2% em 2023. Isso sugere que muitas reuniões poderiam ser substituídas por emails ou outras formas de comunicação. “As pessoas tendem a participar mais quando se sentem confortáveis. Em grupos menores, qualquer comentário se destaca mais, e isso pode causar desconforto para muitos. É possível que não seja apenas uma questão de necessidade da reunião, mas também um reflexo do comportamento humano e da dinâmica de interação”, ressalta a professora do Insper.

A pesquisa também identificou uma correlação entre o uso de câmeras durante as reuniões e a retenção de colaboradores. Aqueles que deixaram suas empresas dentro de um ano participaram de reuniões com câmeras ligadas em apenas 18,4% do tempo, comparado a 32,5% para os que permaneceram. Além disso, taxas mais altas de não participação foram observadas entre os colaboradores que saíram (9,6%) em comparação com os que ficaram (7,1%).

“Esses dados são reveladores, pois a menor ativação de câmeras e maior não participação podem ser indicativos de desengajamento, o que é um sinal de alerta para os gestores. Monitorar esses indicadores pode ajudar a identificar problemas de engajamento e tomar medidas preventivas”, comenta a professora do Insper.

Luciana Lima ainda sugere que, além de revisar a frequência e necessidade das reuniões, as empresas devem considerar o impacto da cultura organizacional sobre o comportamento dos colaboradores. “A verdadeira cultura organizacional vai além das reuniões. Ela se reflete na forma como as pessoas se relacionam no dia a dia. Se mesmo estando no mesmo ambiente físico, os colaboradores preferem se comunicar virtualmente, é sinal de que há algo errado na interação pessoal. Isso pode indicar que as pessoas estão se sentindo cada vez mais isoladas, apesar da proximidade física”, alerta.

Além disso, a professora do Insper critica a superficialidade da abordagem que apenas foca na frequência e formato das reuniões sem considerar o contexto mais amplo. “Implementar uma ‘cultura de reuniões’ sem abordar os problemas subjacentes de relacionamento entre os colaboradores é inútil. A verdadeira questão é como está o convívio e a interação entre as pessoas. As empresas precisam ir além das aparências e enfrentar os desafios reais de promover uma cultura de colaboração genuína”, destaca.

Segundo Lima, utilizar dados de forma estratégica é essencial, mas deve ser feito em conformidade com as diretrizes legais que governam o uso de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). “As empresas precisam se questionar sobre a melhor maneira de usar esses dados dentro da legalidade e quais são os limites do seu uso. O monitoramento irrestrito pode ser extremamente invasivo em termos de privacidade. É fundamental garantir que os profissionais estejam cientes de que seus dados estão sendo coletados e tenham dado consentimento para isso” ressalta.

Feito de forma respeitosa e transparente, a coleta de dados pode trazer ganhos significativos tanto para a produtividade quanto para o bem-estar dos colaboradores. “Apesar das mudanças drásticas trazidas pela pandemia, a evolução das reuniões no ambiente de trabalho está apenas começando. As empresas que adotarem uma abordagem proativa e baseada em dados para gerenciar suas práticas de reunião estarão mais bem posicionadas para navegar os desafios do novo normal e promover um ambiente de trabalho mais eficiente e engajado”, finaliza Luciana Lima.