Estudos revelam que equipes de serviços de saúde bem coordenadas e com funções claramente definidas tendem a reduzir falhas nos processos, melhorar o tempo de resposta a emergências e aumentar a satisfação geral dos pacientes. Um dos principais desafios do setor é, justamente, entender como otimizar os recursos disponíveis enquanto se assegura um atendimento de qualidade.
Um organograma bem estruturado e rotinas bem definidas não apenas otimizam os fluxos de trabalho em hospitais e clínicas, gerando maior produtividade, como promovem um ambiente mais harmonioso. Isso gera maior satisfação e colaboração entre as equipes e reduz a rotatividade e os níveis de estresse entre os profissionais de saúde.
Segundo o Dr. Éber Feltrim, fundador da SIS Consultoria e especialista em gestão de negócios para a área da saúde, a falta de padronização nas práticas clínicas é um sinal de alerta. “Sem protocolos e procedimentos bem definidos, inconsistências são comuns e o risco de falhas operacionais aumenta”, ressalta.
Para minimizar intercorrências e aprimorar o atendimento, o especialista recomenda seguir alguns passos fundamentais:
Passo 1: Definição clara de funções e responsabilidades
O organograma é a espinha dorsal da operação clínica, delineando hierarquias e atribuições de cada membro da equipe de forma transparente. Desde os médicos até os auxiliares administrativos, todos devem ter suas responsabilidades claramente definidas para evitar sobreposições ou funções não atribuídas e garantir uma colaboração eficiente.
Outro fator crítico que contribui para falhas em clínicas e hospitais são os erros de documentação. “Registros médicos incompletos ou imprecisos frequentemente resultam em diagnósticos e tratamentos inadequados”, alerta Feltrim. Para corrigir o problema, é essencial implementar sistemas mais rigorosos e padronizados, como a adoção de prontuários eletrônicos que garantam a integridade e precisão das informações registradas.
Passo 2: Estruturação de rotinas e fluxos de trabalho
Para garantir a operação diária sem contratempos, é preciso estabelecer rotinas bem definidas e protocolos claros para cada procedimento interno, como triagem, agendamento de consultas e alta hospitalar. “Protocolos bem definidos são importantes para que todos saibam exatamente o que fazer em cada situação; situações essas que também devem ser antecipadas considerando intercorrências comuns em ambientes hospitalares ou experiências anteriores, por exemplo”, explica Feltrim.
Além disso, a falta de coordenação entre diferentes especialistas resulta em uma abordagem desintegrada no cuidado do paciente. “Quando especialistas trabalham de forma isolada, retrabalhos são frequentes”, explica Feltrim. Promover uma comunicação fluida entre equipes é essencial para garantir o cuidado adequado e eficiente para cada caso.
Passo 3: Implementação de sistemas de comunicação eficientes
A adoção de sistemas integrados, como plataformas internas de mensagens instantâneas ou softwares de gestão hospitalar, facilita a troca rápida de informações e a coordenação entre diferentes departamentos, melhorando a resposta a emergências e reduzindo o tempo de espera dos pacientes. “Porém, quando os sistemas eletrônicos de saúde são mal implementados, eles também podem levar a outras falhas significativas”, alerta Feltrim.
Diante disso, o acompanhamento da performance e a atualização das plataformas internas de gestão e comunicação precisam ser considerados desde o momento da implementação. “A manutenção contínua dos sistemas de TI é fundamental para garantir que eles permaneçam eficazes e seguros”, aconselha o especialista.
Passo 4: Monitoramento de desempenho
Para garantir padrões de qualidade consistentes, é importante monitorar o desempenho individual e coletivo dos colaboradores. Algumas ferramentas de gestão permitem a análise de indicadores-chave de desempenho das equipes e dos recursos da clínica, como tempo de espera, taxa de ocupação de leitos e índices de satisfação dos pacientes.
Dessa forma, as perspectivas podem ser valiosas para a rotina médica. “Isso permite acompanhar o desempenho em tempo real e fazer ajustes necessários para melhorar continuamente a qualidade do serviço prestado”, explica Feltrim.
Passo 5: Investimento em desenvolvimento profissional
Outro ponto fundamental, segundo o especialista em gestão de negócios em saúde, é o aprendizado contínuo e a reciclagem profissional dos colaboradores, de modo a manter a equipe atualizada com as melhores práticas e avanços na área médica e administrativa. “Sem uma atualização constante sobre novas práticas e tecnologias, os profissionais podem acabar utilizando métodos desatualizados”, enfatiza.
Profissionais desestimulados tendem a falhar com mais frequência e a desmotivar o restante da equipe, e os treinamentos têm o potencial de combater esses problemas. “Os programas de treinamento não só aprimoram as habilidades dos profissionais como promovem um ambiente de trabalho estimulante e de apoio mútuo”, defende Feltrim.
Não apenas a comunicação entre as equipes médicas é importante, mas também entre médicos e pacientes, buscando compreender as necessidades individuais dos pacientes e oferecer um atendimento personalizado, algo que é cada vez mais importante no sucesso a longo prazo das instituições de saúde. “A organização e a comunicação formam a base para um ambiente de cuidado que prioriza a qualidade e a segurança em todos os níveis”, salienta.
