Com a experiência de anos de trabalho flexível, estamos entrando em uma nova fase: a do trabalho flexível estruturado. Embora cada organização aborde a flexibilidade de forma diferente, os líderes estabelecem normas e melhores práticas com seus funcionários, particularmente sobre quando – e quantas vezes – utilizar o escritório da empresa. Na Microsoft, nosso modelo de trabalho flexível estruturado permite que indivíduos e equipes decidam intencionalmente o que funciona melhor para eles, dentro das diretrizes da empresa e da equipe. “Permitimos que gerentes e funcionários façam o que acreditam ser melhor para as suas necessidades , bem como para o sucesso de cada equipe”, diz Karen Kocher, Gerente Geral Global de Futuro do Trabalho, Força de Trabalho do Futuro e Experiências de Talentos e Aprendizado na Microsoft.
Uma sequência de estudos mostra que os funcionários querem o melhor dos dois mundos: trabalhar de forma flexível e obter conexão presencial. Em 2021, o Work Trend Index descobriu o que chamamos de paradoxo híbrido: mais de 70% dos trabalhadores queriam que o trabalho flexível permanecesse, e mais de 65% desejavam mais tempo presencial com suas equipes. Embora a quantidade de flexibilidade possa diferir de acordo com a função — funcionários de data center ou engenheiros de hardware podem passar mais tempo no local, por exemplo —, vimos essa tendência persistir em nossa pesquisa externa e em nossas pesquisas com funcionários da Microsoft.
Como os líderes podem estruturar o trabalho flexível e ajudar os funcionários a conquistar a conexão presencial que eles desejam? Novas pesquisas mostram que não se trata do número de dias em que as pessoas estão no escritório, mas sim da criação de momentos que importam.
Nossos dados internos apontam para três momentos específicos em que o tempo presencial é mais benéfico:
- Reforçar a coesão da equipe
- Integração a uma nova função, equipe ou empresa
- Iniciando um projeto
- Reforçar a coesão da equipe
Não há como voltar a 2019. Nos últimos quatro anos, as organizações se tornaram cada vez mais descentralizadas e, para muitas delas, um retorno em larga escala ao escritório não é mais uma maneira viável de criar conexões significativas entre indivíduos e equipes. Isso certamente é verdade para a Microsoft. “Não somos a mesma empresa que éramos antes da pandemia”, diz Dawn Klinghoffer, chefe de análise de pessoas da Microsoft. Naquela época, 61% das equipes da empresa estavam todas no mesmo local; hoje esse número é de 27%. E pesquisas mostram que 70% dos gerentes de empresas listadas na Fortune 100 têm pelo menos um membro remoto da equipe.
Menos equipes compartilham o mesmo espaço físico do que em 2020
Novas pesquisas mostram que as equipes estão mais dispersas geograficamente do que antes da pandemia, e menos colegas de equipe vivem na mesma cidade.
Todas as Equipes
*Totalmente co-localizado: todos os membros da equipe estão localizados na mesma cidade ou área metropolitana. Parcialmente co-localizado: nem todos os membros da equipe estão localizados na mesma cidade ou área metropolitana. Não co-localizado: nenhum dos membros da equipe está localizado na mesma cidade ou área metropolitana. Cada equipe indica um Gerente de Pessoas e seus subordinados diretos. Fonte: HR Business Insights (HRBI), abril de 2023
Para os funcionários, a flexibilidade está indo bem: em nossa última pesquisa de engajamento de colaboradores da Microsoft, 92% deles acreditam que a empresa valoriza a flexibilidade e permite que eles trabalhem de uma maneira que funcione melhor para eles. Um número ainda maior de 93% está confiante em sua capacidade de trabalhar em equipe, independentemente da localização. Ao mesmo tempo, a pesquisa mostra que as pessoas estão desejando mais conexão. Quando analisamos os comentários de funcionários que não avaliaram sua qualidade de conexão com colegas de trabalho como favorável (apenas neutra ou desfavorável), 29% desses comentários afirmavam que o trabalho remoto dificultou a criação de conexões e relacionamentos significativos.
Sabemos que as pessoas usam o escritório para interagir umas com as outras – seja uma vez por semana ou uma vez por ano – e, na mesma pesquisa de engajamento, os funcionários deixaram claro que estão procurando tempo juntos para se conectar, não apenas coworking. Quando perguntados sobre quais atividades presenciais a Microsoft deveria oferecer para apoiar o sucesso das equipes, 37% dos comentários foram sobre atividades sociais e de integração de equipes – o tema número um em geral.
Basta perguntar paraMaryleen Emeric, que organizou uma semana de integração de equipe para o grupo Microsoft Modern Work and Business Applications. (A semana de integração de equipe reuniu colegas distantes que, de outra forma, raramente se veriam.) E depois de um longo dia de reuniões e workshops, ela arrasou com um cover de “Total Eclipse of the Heart”, de Bonnie Tyler, no karaokê. “Esse tipo de conexão social não é algo que você pode criar em uma tela”, diz ela. “Permitir que as pessoas se conheçam e encontrem esses interesses comuns fora do trabalho – não acho que isso possa acontecer se você não reunir as pessoas de vez em quando.”Vemos esse sentimento em nossas pesquisas externas também. De acordo com o relatório do Índice de Tendências de Trabalho de setembro de 2022, cerca de 85% das pessoas foram motivadas a ir ao escritório para socializar com colegas de trabalho, assim como muitas também disseram que seriam motivadas pelo desejo de reconstruir os laços da equipe.
“Você tem que pensar no seu capital social como uma bateria”, diz Emeric. “Quanto mais tempo você fica sem ter interagir presencialmente, menor é a sua carga de bateria. Esses momentos valiosos – como uma semana de integração de equipe – nos permitem recarregar a bateria.”Na verdade, os funcionários da Microsoft que passaram seis dias ou mais por mês no escritório com sua equipe tiveram uma pontuação um pouco maior do que aqueles que não passaram nenhum tempo no escritório. (Prosperar é o resultado esperado para o engajamento na Microsoft, que é definido por uma combinação de três princípios: ser “capacitado e energizado para fazer um trabalho significativo“.) Enquanto ainda mais dias juntos aumentam as pontuações para que os colaboradores se sintam energizados e para o alinhamento nas metas, a integração também empurra para baixo as pontuações para flexibilidade e satisfação.O tempo presencial também pode lembrar o funcionário do seu papel para o sucesso da equipe e da organização. A semana de integração da equipe culminou em uma conversa no estilo “pergunte-me qualquer coisa” com o líder da organização, Jared Spataro, CVP da Modern Work and Business Applications, durante a qual ele falou abertamente sobre o foco da empresa em IA. “Isso fez com que as pessoas se sentissem muito conectadas com a nossa missão, com os nossos objetivos e com a nossa cultura”, diz Emeric. “Isso deixou as pessoas muito energizadas. E parecia que as pessoas estavam se comprometendo novamente com a causa. Tipo, ‘sim, estamos todos dentro’.”
Sabemos pelo relatório Índice de Tendência de Trabalho
que conexões de alta qualidade compensam tanto para as pessoas quanto para as empresas: os funcionários que têm relacionamentos positivos com seus colegas imediatos de equipe relatam melhor bem-estar do que aqueles com relacionamentos ruins. Eles também relatam maior produtividade e são menos propensos a mudar de empregador no próximo ano. O fortalecimento de redes fora da equipe imediata também é importante.. Funcionários com relacionamentos positivos além de seus colegas imediatos de equipe dizem que estão mais satisfeitos com seu empregador, mais satisfeitos com o trabalho e têm uma visão mais positiva sobre o estresse no local de trabalho do que aqueles com redes organizacionais fracas. Ou, nas palavras imortais da Sra. Bonnie Tyler: “Juntos
podemos levá-lo à linha de chegada…”
- Integração a uma nova função, equipe ou empresa
Nossa pesquisa mostrou que, ao iniciar uma nova função, seja em uma nova empresa ou em um movimento interno, conhecer o gerente ou colega em uma integração presencial facilita as coisas. Em comparação com os funcionários que não se encontraram pessoalmente com seus gerentes nos primeiros 90 dias, os colaboradores que o fizeram estavam mais propensos a buscar feedback, receber informações de sua equipe, construir relacionamentos fortes com colegas, sentir-se apoiados ao discutir questões difíceis com seu gerente e obter treinamento e feedback eficazes. (No entanto, não há diferenças em como esses novos contratados se sentem em relação a outros resultados na pesquisa, incluindo impulsionar o impacto, encontrar o apoio de que precisam, ser apoiado por seus colegas e se sentir incluído, conhecer seus stakeholders e conhecer a cultura). Conhecer seu “colega” de integração — um profissionalda equipe designado para apoiar sua transição para a nova equipe — pessoalmente dentro de 90 dias também faz diferença. Aqueles que o fizeram eram mais propensos a buscar feedback, sentir-se incluídos, sentir-se confiáveis por sua equipe e relatar que tinham clareza sobre como gerar impacto — e têm as ferramentas necessárias para isso. (Mas conhecer seu companheiro de integração pessoalmente não afetou significativamente as pontuações dos novos contratados em outras áreas, como encontrar o suporte de que precisam, entender a visão de sua organização ou conhecer seus stakeholders.) Quanto mais rápido os novos contratados desenvolverem confiança em seus gerentes e colegas de equipe, mais rápido eles se tornam profissionais produtivos e colaboradores da equipe e da empresa. “Entender as prioridades e ter umsentimento de pertencimento é realmente bom tanto para a organização quanto para o indivíduo”, diz Kocher.
Reunião presencial tem benefícios claros para novos contratados
Para os novos funcionários, conectar-se com seu gerente ou “colega” de integração pessoalmente tem um efeito mensurável de curto prazo sobre o quão bem eles se integram com suas novas equipes.
Os treinamentos presenciais também ajudam os novos contratados a entender suas tarefas e prioridades mais facilmente. Eles podem receber orientação e feedback imediato, com fácil acesso a assistência, esclarecimento e conhecimento. “Isso ajuda você a se atualizar mais rapidamente”, diz Kocher. “E quando você pode realizar suas tarefas com eficiência em um ritmo mais acelerado, , isso te ajuda a se tornar mais motivado e energizado”. Outra pesquisa interna mostrou que os funcionários em início de carreira se sentiam um pouco mais energizados quando trabalhavam regularmente no mesmo prédio com os membros de sua equipe. O tempo presencial também dá aos funcionários a oportunidade de observar as normas da empresa e a dinâmica da equipe – sutilezas que são difíceis de captar virtualmente e que podem ser especialmente importantes para funcionários em início de carreira. Dito tudo isso, como observa Klinghoffer, ao iniciar esta jornada, as reuniões individuais presenciais não se tornam necessariamente um ponto crucial, o que é uma boa notícia para as equipes desentralizadas. É um equilíbrio: “Conhecer o capacitador desde cedo é um momento que importa e tem ótimos resultados, mas, lá na frente, você não precisa necessariamente estar presencialmente todos os dias”.
- Dando início a um projeto
O tempo presencial é útil nos estágios iniciais do ciclo de vida de um projeto pelo mesmo motivo que é útil durante o processo de integração: colocar as pessoas na mesma página. Quando os entrevistados de nossa pesquisa de engajamento de funcionários compartilharam exemplos específicos de momentos valiosos para estar pessoalmente, eles incluíram engajamentos iniciais com clientes e sessões de planejamento – um entrevistado chegou a dizer que “seria um impulso significativo para a colaboração, a cultura e a execução da equipe”. O pontapé inicial do projeto Microsoft 365 Copilot, que reuniu equipes de diversos departamentos para o projeto mais ambicioso da empresa em uma década, aconteceu presencialmente, por exemplo. A proximidade física simplesmente ajuda as pessoas a sentirem que seus colegas as entendem. “Todo mundo gosta de se sentir ouvido pelos outros”, diz Kocher. “E é mais fácil se sentir ouvido quando você está ao lado de alguém conversando.”
Com a confiança mútua e o alinhamento no lugar, a criatividade pode começar a fluir.O tempo presencial ajuda a estimular a inovação e o pensamento fora da caixa. Na verdade, estudos mostram que, embora seja mais fácil escolher a melhor ideia virtualmente, os pares presenciais geraram 18% mais ideias criativas e 14% mais ideias em geral em comparação com os pares virtuais na mesma hora – para que você possa ter melhores escolhas. “Se você quer as melhores e um número maior de ideias, você faz isso pessoalmente”, diz Kocher. “Quando você está em uma sala grande com muitas pessoas, sua mente percebe uma expansão. Compare isso com quando você está em um computador e está falando com as pessoas online: sua mente fica limitada muito rapidamente.” Além de aumentar o poder de brainstorming, estar junto pessoalmente no início de um projeto permite que uma equipe compartilhe conhecimento tácito de forma mais eficiente, obtenha clareza, estabeleça papéis individuais e coordene seus esforços. “Conheça as pessoas, construa a confiança, faça algumas sessões iniciais de brainstorming”, diz Klinghoffer. “Então, depois de construir esse capital social, volte para seus escritórios domésticos ou locais separados e continue levando o projeto adiante.”
Principais conclusões
Embora o trabalho flexível pareça diferente para cada organização, é claro que ele veio para ficar. À medida que as organizações adotam esse modelo transformador, elas desbloqueiam sua capacidade de aumentar a produtividade, aumentar a satisfação dos funcionários e criar uma força de trabalho mais inclusiva. O trabalho remoto tem benefícios, e o presencial também. Cada equipe é diferente, mas uma coisa é clara: encontrar esse equilíbrio deve ser abordado com intencionalidade. Em vez de considerar o escritório como uma solução única para todos, as equipes devem considerar o tipo de trabalho que fazem e determinar pontos-chave no tempo ou motivos para se reunir pessoalmente. Além disso, os benefícios do tempo presencial – seja para uma semana no local ou um dia aqui e ali – devem ser pesados em relação a coisas como viagens e despesas, deslocamentos e criação de espaço para trabalho profundo. Como diz Klinghoffer: “Pergunte a si mesmo e à sua equipe: Quais são os momentos que importam para nós?”
